Copias
Las copias notariales son fieles reproducciones del contenido de un documento original. Estas segundas copias han de estar firmadas, rubricadas y signadas en todas sus hojas por un notario o en soporte electrónico con la firma electrónica reconocida del notario autorizante. Existen casos en los que no se dispone del documento original debido a la pérdida del mismo, lo cual requiere realizar una segunda copia de la primera copia del mismo.
Gracias al nuevo Portal Notarial del Ciudadano los ciudadanos y profesionales tienen la posibilidad de solicitar y obtener, 100% online, cualquier copia de un documento público que hayamos firmado con cualquier Notario de España.
Asimismo, gracias al Portal Notarial del Ciudadano, en determinados casos, dicha copia quedará archivada en un repositorio documental online, de modo que siempre la tendremos a nuestra disposición, almacenada en un espacio seguro, que nos permitirá acceder a ella siempre que queramos, desde cualquier lugar o dispositivo.
Clases de copias notariales
Existen dos modalidades de copias:
- Copias autorizadas: Copias que consisten en una reproducción exacta, en papel notarial, de la escritura firmada, en la que únicamente aparece la firma del notario, que tiene el mismo valor probatorio que la escritura matriz con la firma de todos los otorgantes.
- Copias simples: Copias expedidas por el Notario, con un valor meramente informativo (esto es, sin validez legal), que consisten en una copia exacta de la escritura original, impresa en folios blancos, sin el membrete ni firma del Notario que la autorizó.
Asimismo, es necesario saber que en la actualidad, las copias de las escrituras se pueden obtener en un doble formato, esto es:
- Soporte físico o papel: Las que se emiten en papel físico para su entrega “en mano” al cliente.
- Soporte electrónico: Las que se generan a través de un documento electrónico (PDF) para su remisión a través de medios electrónicos (como por ejemplo, a través del Portal Notarial del Ciudadano, por Email, con un USB, etc.). En el caso de las copias electrónicas autorizadas, además, se generan con un código de verificación segura que sirve para validar su autenticidad y con iguala en validez a la copia en papel timbrado.
Cómo Obtener una copia simple y una copia autorizada
COPIA SIMPLE
Cuando firmas una escritura ante Notario, si quieres obtener una copia simple de la misma, en la actualidad tienes tres grandes vías para conseguirla:
Copia física en Notaría: Al firmar la escritura, si así lo solicitas, podrás obtener una copia simple física, esto es, impresa en papel, que se te entregará “en mano”, para que puedas hacer con ella las gestiones que necesites (como entregarla a un tercero, presentarla ante el Ayuntamiento, etc.).
En formato electrónico a través del Portal Notarial del Ciudadano: A través de tu usuario del Portal Notarial del Ciudadano, podrás solicitar a tu Notario una copia simple de cualquiera de tus escrituras, la cual además, quedará archivada para siempre en un repositorio documental dentro del propio PNC, con lo cual, siempre la tendrás a tu disposición en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo.
COPIA AUTORIZADA
Para la obtención de una copia autorizada de una escritura que has firmado ante Notario tienes dos opciones:
- Copia autorizada física “tradicional”: En soporte papel con la carátula del Notario con el que has firmado, la cual se te entregará “en mano” en el propio despacho notarial (o en su caso, mediante envío por correo postal si así lo solicitas), una vez firmes tu escritura y previa solicitud.
- Copia autorizada electrónica: En soporte electrónico, que se genera mediante un Código Seguro de Verificación (o CSV), es decir, un número identificativo único, de 20 dígitos, que identifica de forma única e inequívoca cada copia y que permite el acceso, verificación y descarga posterior.
En esta modalidad, el ciudadano (o cualquier otra persona a la que se remita el CSV), para acceder y verificar la autenticidad de su documento digital, sólo tendrá que acceder al Portal Notarial del Ciudadano, y seleccionar en la página principal la opción “Verificar copia autorizada electrónica” y, una vez allí, introducir dicho CSV, lo que le permitirá ver y descargar el documento, asegurando la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica en cuestión.
Cómo acceder al Portal Notarial del Ciudadano
Para poder solicitar online una segunda copia de tu escritura, el ciudadano deberá estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano (AQUÍ), que es la página web creada por el Notariado español para instrumentar todas estas novedades telemáticas de la Ley 11/2023.
Pasos para solicitar una segunda copia a través del Portal Notarial del Ciudadano
1- Portal Notarial del Ciudadano
A través del Portal Notarial del Ciudadano, deberás enviar tu solicitud al Notario, en la cual deberás identificar la copia en concreto que necesitas, así como la modalidad de copia que requieres.
2- Gestionar solicitud
Una vez enviada tu solicitud, el Notario en cuestión procederá a gestionar la misma. A tal efecto, una vez comprobada tu legitimación o derecho de copia, generará un presupuesto de la copia, el cual te remitirá a través del Portal Notarial. Cuando lo recibas, a través del propio PNC, podrás realizar el pago, tras lo cual, el Notario emitirá la copia o copias solicitadas.
3- Enviar copia
Una vez gestionada tu petición, el Notario procederá a enviarte tu copia, o bien a través del propio Portal Notarial del Ciudadano (si has solicitado una copia simple) o, en el caso de que la hayas solicitado autorizada, te la enviará por correo postal o la podrá a tu disposición para su recogida en su propio despacho notarial.
Por supuesto, si tienes dudas sobre este proceso, el equipo de Notaría Jimena del Castillo queda a tu entera disposición para resolverlas. Puedes hacer tu consulta con nosotros a través de nuestra web y, gustosamente, nuestros especialistas en la materia tratarán de ayudarte con todo el proceso, si efectivamente tienes posibilidad e intención de legitimar tu firma digital en nuestra Notaría.
A tener en cuenta
A través de este nuevo sistema del Portal Notarial Ciudadano, podremos solicitar segundas copias de escrituras firmadas a partir del 1 de enero de 2007, que es el momento en el que se puso en marcha el llamado Índice Único Notarial.
Por el contrario, para escrituras anteriores, las mismas se pueden solicitar también a través del portal informando en el campo correspondiente el nombre del Notario, la fecha de otorgamiento y el número de protocolo.
Por su parte, para escrituras con una antigüedad superior a 25 años, se deberá contactar con el Colegio Notarial de la Comunidad Autónoma donde se otorgó el testamento.
Asimismo, es necesario dejar constancia de que, para las escrituras firmadas a partir del 9 de noviembre de 2023, la posibilidad de solicitar una segunda copia a través del Portal Notarial Ciudadano sólo será posible una vez que hayan transcurrido aproximadamente 15 días desde su firma, pues es el tiempo que suele demorarse el volcado de datos en el PNC (los documentos firmados en la primera quincena se ponen a disposición a partir del 22 del mismo mes, y los firmados en la segunda quincena, a partir del día 7 del mes siguiente, pues las notarías hacen envíos quincenales de las escrituras firmadas con esta frecuencia).
Es importante acudir a un notario desde el principio de una negociación para tener buen asesoramiento y estar protegidos de fraudes o engaños.